Duurzaam evenement organiseren: 8 praktische tips
Een duurzaam event organiseren hoeft niet te betekenen dat je alles anders moet doen. Juist door al tijdens de voorbereiding bewust naar verschillende onderdelen van je evenement te kijken, kun je de impact ervan verkleinen. Denk aan de locatie, het vervoer van bezoekers, catering, materialen en de manier waarop je met leveranciers samenwerkt.
Duurzaamheid zit bovendien niet alleen in grote maatregelen. Ook relatief kleine keuzes kunnen samen een verschil maken. In deze blog geef ik praktische tips om een evenement duurzamer te organiseren, zonder dat het ingewikkeld hoeft te worden.
Kies een locatie die past bij je bezoekers
De locatie heeft veel invloed op de totale impact van een evenement. Een centraal gelegen locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer maakt het bijvoorbeeld makkelijker voor bezoekers om de auto te laten staan.
Kijk daarom bij het kiezen van een locatie niet alleen naar de uitstraling en capaciteit, maar ook naar de bereikbaarheid. Een locatie vlak bij een station of met goede fiets- en OV-mogelijkheden kan een logische duurzame keuze zijn.
Maak duurzaam reizen zo makkelijk mogelijk
Je kunt bezoekers natuurlijk vragen om duurzaam naar je event te komen, maar het helpt vooral om het ze makkelijk te maken. Vermeld bijvoorbeeld duidelijk hoe de locatie met het openbaar vervoer bereikbaar is en geef informatie over fietsen, carpoolen en parkeren.
Bij grotere evenementen kan het ook interessant zijn om pendelbussen vanaf een station of centrale verzamelplek in te zetten. Hoe minder drempels bezoekers ervaren, hoe makkelijker ze voor een alternatief voor de auto kiezen.
Kijk kritisch naar de catering
Catering is een onderdeel waar je relatief eenvoudig duurzame keuzes kunt maken. Een menu met meer vegetarische en plantaardige opties kan de impact van de catering verlagen, terwijl je bezoekers tegelijkertijd voldoende keuze geeft.
Ook het gebruik van seizoensproducten en waar mogelijk lokale ingrediënten past goed binnen een bewuste cateringstrategie. Daarnaast kun je kijken naar de hoeveelheid voedsel die wordt ingekocht en hoe voedselverspilling na afloop wordt beperkt.
Een duurzaam menu hoeft bovendien helemaal niet saai te zijn. Juist met goede producten uit het seizoen kun je bezoekers iets verrassends voorschotelen.
Gebruik materialen opnieuw
Bij veel evenementen worden materialen maar één keer gebruikt. Denk aan decoratie, signing, banners, bewegwijzering en aankleding. Door vooraf te kijken welke materialen opnieuw gebruikt kunnen worden, voorkom je onnodige verspilling.
Een modulair decor of herbruikbare signing kan bijvoorbeeld bij meerdere edities worden ingezet. Ook digitale communicatie kan helpen om de hoeveelheid drukwerk te beperken.
Kies bewust je leveranciers
Duurzaamheid stopt niet bij de locatie of catering. Ook de leveranciers waarmee je samenwerkt maken onderdeel uit van de keuzes die je voor je evenement maakt. Kijk daarom bijvoorbeeld naar hoe zij omgaan met materialen, transport, hergebruik en afval.
Het kan ook helpen om vooraf goed te bepalen wat je daadwerkelijk nodig hebt. Door diensten en materialen gericht in te kopen en afspraken te maken over hergebruik, voorkom je onnodige verspilling. Zo worden duurzame keuzes steeds meer een vanzelfsprekend onderdeel van de totale organisatie van je event.
Denk na over afval en hergebruik
Tijdens een evenement ontstaat vaak meer afval dan je vooraf verwacht. Denk aan wegwerpbekers, verpakkingen, naamkaartjes en restanten van catering.
Door vooraf te bepalen welke afvalstromen je verwacht, kun je gerichter maatregelen nemen. Duidelijke afvalpunten, herbruikbare materialen en afspraken met leveranciers over verpakkingen kunnen al veel verschil maken.
Ook hier geldt dat voorkomen meestal eenvoudiger is dan achteraf proberen alles te scheiden.
Communiceer je keuzes
Een duurzaam event organiseren is niet alleen een kwestie van wat je achter de schermen doet. Laat bezoekers ook weten welke bewuste keuzes je hebt gemaakt. Dat kan bijvoorbeeld via de uitnodiging, website of tijdens het evenement zelf.
Houd de communicatie daarbij concreet. In plaats van alleen te zeggen dat je event duurzaam is, kun je beter vertellen dat je bijvoorbeeld kiest voor seizoensgebonden catering, herbruikbare materialen of een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.
Dat maakt duurzaamheid zichtbaar zonder dat het evenement er volledig om hoeft te draaien.
Kijk na afloop wat beter kan
Duurzaamheid wordt makkelijker wanneer je na ieder evenement even terugkijkt. Wat ging goed? Waar ontstond onnodige verspilling? Welke keuzes waren eenvoudig en welke bleken juist lastig?
Door die ervaringen mee te nemen naar een volgende editie, kun je stap voor stap verbeteren. Een duurzaam event hoeft namelijk niet vanaf de eerste editie perfect te zijn. Het gaat vooral om bewuste keuzes en steeds slimmer organiseren.
Duurzaam organiseren begint bij bewuste keuzes
Een duurzaam evenement ontstaat niet door één grote maatregel, maar door de optelsom van veel keuzes. Van de locatie en reisbewegingen tot catering, materialen en leveranciers. Door hier al in de voorbereiding over na te denken, kun je de impact van je event verkleinen zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van de ervaring van je bezoekers.
Een bewuste keuze voor eventfotografie begint al bij het kiezen van de juiste fotograaf. Ik help je graag om jouw event professioneel vast te leggen met beelden die je ook na afloop nog volop kunt gebruiken voor communicatie en marketing. Om mijn steentje bij te dragen aan de duurzaamheid van het event kan ik met het openbaar vervoer komen.
Contact
